イベントの企画編1 「企画って何やってるの?」

お久しぶりです。ヒロです。

最近友人から「企画って何やっているの?」という質問をいただきました。
そこで今回は企画の進め方について、これから企画をやってみたい人に向けて書いてみようと思います。

 

僕は、WJDin大阪(ワールド・ジャグリング・デイ)やJSP(ジャグリングストーリープロジェクト)という活動に関わっています。このあたりの活動経験から気づいたのですが、企画の準備でやることは、実は⼤体同じだったりします。

イベント系の企画を行う場合にはざっくり言うと、次の4つの順番で進めます。

この記事では、それぞれの詳細内容について書いていきます!

 

目次】

1.  企画内容決め

2. スケジュール決め(準備)

3. 事前準備

4. 当日の進行

5. 最後に

1. 企画内容決め

最初は企画の内容を決めます。
おおよその目安として、以下のことを考えていきます。

  • When(いつ?)
  • Where(どこで?)
  • What(何を?)
  • Whom(誰に向けて?)

それぞれについてどうやって決めるかを書いてみます。

 

  • When(いつ?)
    ・「企画の準備にかかる時間を今から逆算して決める」
    ・「イベントのコンセプトや企画内容から季節を決める」
    ・「似たようなイベントと被らないように日程を決める」

 

  • Where(どこで?)
    ・「お客さんに数が十分に入る場所に決める」
    ・「イベントを運営する人になじみのある場所に決める」
    ・「集客の多そうなアクセスの良い場所に決める」

 

  • What(何を?)
    これは人によって変わりますが、以下を掘り下げるとやってみたいことが自然と出てきます。

    ・自分の好きなこと
    ・自分の得意なこと
    ・他人がやっていて嫌だと思うこと

 

  • Whom(誰に向けて?)
    例えばジャグリングのイベントだと、次のように客層が大きく分かれると思います。

・「ジャグリングの練習をがっつりやる層」
・「ジャグリング以外のアート(ダンスなど)にも広く興味のある層」
・「ジャグリングをやっていない層」

 

企画内容を決める段階で「このイベントをなぜやるの?」という問いに対して明確な答えがあれば、その後企画を修正していくことになったとしても軸がブレないようになります。

趣旨や背景をしっかりストーリーがある告知は、印象が良くて素敵です。余裕があれば、ぜひ踏み込んで考えてみてほしいです。

 

2. スケジュール決め

ここでは当日までのスケジュールを決めていきます。

具体的には、

  • 「作業ボリュームの把握」
  • 「作業の振り分け」
  • 「スケジュール作成」

の流れで進めます。

スケジュールを決めるときにオススメなのは、経験者に⼒を貸してもらうこと。
企画経験者からアドバイスをもらったり、スケジュールのたたき台を作ってもらえると⼤分楽になります。

慣れていないと、どうしても⼤きい作業の抜けや漏れが発⽣しやすいです。頼れる⼈がいるのであれば、ここぞとばかりに⼒を貸してもらいましょう!

 

3. 事前準備

実際に進めてゆく事前の準備について説明します。
イメージとしては、先ほどの 「2. スケジュール決め」で決めた内容を、実際に手を動かして進めてゆく感じです。

事前準備とは大きく分けると以下の3つになります。

  • 企画内容作り
  • 広報・告知
  • 当日のタイムテーブル作り・役割分担
  • 企画内容作り

    (例)舞台公演の場合…「脚本を書く」「稽古をおこなう」「⼤道具を作る」
    (例) WJDのようなイベントの場合…「受付」「WS(ワークショップ)」「GS(ゲストステージ)に協⼒してくれる⼈への声掛け」

    このように、必要となる作業をピックアップしてゆきます。

 

  • 広報・告知
    HP・チラシ(フライヤー)・SNS・口コミ・プレイベントなどで宣伝していきます。

    イベントをやったとしてもお客さんが一人もいなかったらあまり意味がないですよね…。そんなことにならないように、「いつ・どこでどんなイベントがあるのか」を正しく伝え、ちゃんとお客さんに来てもらえるようにアピールをしていきます。

    僕もあまり得意ではないのですが広報についてアドバイスを1つだけ書いておきます。

    まずは、自分に近い企画内容を行っていて集客の多い劇団や運営団体をいくつかリストアップしましょう。
    そして、その団体さんのSNS投稿やHPなどをチェックし、良いポイントを考えてみてください。そうすると自分の団体がどんなふうにアピールすれば良いか、具体的に考えやすくなります。

 

  • 当日のタイムテーブル作り・役割分担
    タイムテーブルとは、当日の時間の流れが書いてあるスケジュール帳の事。
    以下のように「どの⼈が・どのタイミングで・どんなことをしているか」という役割分担まで書けていたら完璧です!

    (例)
    09:00 スタッフ集合 (Aさん、Bさん)
    11:00 イベント開場 (受付代表:Cさん)
    13:00 ワークショップ1
    15:00 ワークショップ2
    17:00 イベント閉場 (撤収代表:Dさん)

    役割分担を決めるところでは、受付や進行などの担当者を決めておくだけでなく、トラブル時の最終判断を誰がやるのかも合わせて決めておくと良いでしょう。

 

僕は昔、当日の細かいことを考えることがしんどくて最後まで放置してしまったことがあります。今となっては反省しているのですが、本番の日が大変だったのを覚えています。

最近は、大事なところは細かいところまで決めるようになりました。
運営に慣れていない方は当日の流れを何度かシミュレーションしておいた方が良いでしょう。
これだけで当日テンパることが半分くらいに減ります。

一方、細かく決めすぎると当日チームを動かしにくいという人もいます。
この辺りは人それぞれだと思うので、うまく調整してみてください。

 

 

4. 当日の進行

当日の進行について書いていきます。

受付などのそれぞれの担当の方に仕事を進めてもらって、司会進行役の方がタイムテーブルに沿ってイベントを進行していきます。先ほど書いたイベント当日の役割分担などがしっかりできていれば、特に大きな問題はなく進められます。

マニュアルなどを事前作成している場合にも、当日読み合わせをして問題がないかを再確認しておくと良いです。
マニュアルの書き⼿と受け⼿で意味が変わってしまうこともあるので、共有認識を作り、受け⼿に分からないことが無いか確認しましょう。

また、当日まで会ったことがない人が多い場合には、自己紹介の時間をどこかで設けることをオススメします。チーム内で知り合いが増えるとイベントの雰囲気も明るくなりますし、そこから新しい企画が生まれることもあります。

 

5. 最後に

以上で、今回の『-企画って何やってるの?-』は終了になります。
いかがでしたでしょうか。

 

企画をするのが好きな人とお話ししていると、よく共感してもらえる事があります。

それは「自分にしかできないと思えることを、自分の力でやり進めていくのはとても楽しい」ということです。

それは居住地の関係で、たまたま周りの環境でやっている人がいなかったり、
たまたま誰かより先に考えたからできることだったり、
周りの人の支えがしっかりしているおかげだったり…

色々な理由があると思います。

そんなことを考えながら一生懸命に準備をして形にしていく。

その過程で予想もしなかったトラブルに巻き込まれたり、思っていたよりも嬉しい方向に話が進んだり、いろんなことが経験できます。
人にとってはしんどいだけかもしれませんが、それは好きな人にとっては本当に面白いものなので、是非イベント作りが好きな方が少しでも増えて、更に多様性が増えたらいいな!と思っています。

 

長い文章を読んでいただいてありがとうございました。
次の記事では『企画作りの時に気を付けること』について書きますので、読んでもらえると幸いです。

それではまた!みなさんお元気でお過ごしください。

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ABOUTこの記事をかいた人

こんにちは、ヒロです。 ジャグリングは高校生の頃に始めて10年くらいが経ちます。 好きなものはオレンジ色と明るい音楽。苦手なものは、エメラルドグリーンと熱いお茶。