イベントの企画編2 「企画作りの時に気を付けること」

ヒロです。
今回も引き続き企画の進め方について、これから企画をやってみたい人に向けて書いてみようと思います。

今回は私が初めてJSP(ジャグリングストーリープロジェクト)という舞台公演を進める上で、予定通りに企画準備が進まないということが良くあったので、その時の対処法について書いてみました。

企画をやってみたい方は、企画を作る時に気を付けることの参考になると思います。是非チェックしてみてください!

 

(前回の記事はこちら)

イベントの企画編1 「企画って何やってるの?」

2019.04.06

『予定通りに企画準備が進まない!』

実際に企画を進めてみると思っていたように企画を進められないことがあると思います。
そうなってしまうと、舞台公演の本番やHP公開日といった大事な締め切りに間に合わなくなり困ってしまいますよね。

僕の経験だと、その原因は『自分がやるべき作業が思っていたより多かった・難しかった』『誰かにお願いしていた仕事が思った以上に進んでいなかった』というのが挙げられると思います。

イベントの企画編2

 

『スケジュール組み』は細かく行う

やるべき作業が思っていたよりも多いということは実際にやってみるとよく起こることだと思います。
脚本を2カ月で書こうと思っていたら4カ月もかかってしまって稽古が進められないとか、大道具を4回集まって完成させようと思っていたら、設計図が書けていないせいで8回になってしまった…、とかいろいろなことが発生します。

これをなくすために大事なのは最初に行うスケジュール組みです。
段取り八分という言葉があります。この言葉は作業を始める前の段取り・プランを頭の中で作った時点で8割の準備が完了しきっているという意味です。

 

スケジュールはどれくらい具体的に考えたらいいの?

このスケジュール組みの段階で、かなり具体的に作り込むことが大事になります。

先ほどの脚本の例では、2カ月で書くつもりが4カ月になってしまっていました。
脚本作成の期間を2カ月と決める際に、下に書いたように各工程について細かく考えておく必要があります

1カ月:はじめにAさんが筋書き(プロット)を用意する
2カ月:筋書きをチームで議論して問題点を修正する会議を4回(会議は2週間に1回)
1カ月:舞台美術や衣装など世界観の統一、その他の確認や調整に各部門との会議を4回(1週間に1回)

これらを足し合わせると合計4カ月になります。そうすると、ぼんやりと考えていた 「2カ月で作り終える」というのはそもそも無理だということに気が付きます…!

大道具の場合も同様に詳細を考えておく必要があります。

例えば、
・大道具をどこで作るか
・何を何個作るか
・大道具作成時に作業者は何人いて
・作業時間は何時間なのか
・作業自体は幾つか並行で行えるのか
・それとも各作業が終わらないと、その次のことを進められないのか

などを考えた上で、「大道具作成は8回行う必要があるので4カ月の準備期間をとっておこう」という判断をするとスケジュール組みすると精度が上がっていきます。

 

スケジュール作りでは余裕をもって!

その他に、スケジュールを組む際にトラブルも見込んで余裕のあるスケジュールを作っておくというのも一つの手だと思います。

作業を進めてみると、思っていたよりも時間がかかります。「こんな仕事あったの??予定には書いていないよ!」みたいなことばかり起こってしまいます。

例えば、「大道具作業は2カ月で終わると思うけど、余裕を見て2カ月半でスケジュールを作っておこう」といったように余裕を作ってみてください。この半月の余裕があるだけでかなり精神衛生的に良いです。

 

『スタッフに情報を正しく伝える』のが大事

チームで仕事を進める以上、自分の予定通りに全てがうまくいくことはまずありません。スタッフさんにお願いしていたことが進まなくて、困ってしまうこともよくあります…。

原因はスタッフさんが仕事内容をうまく把握していないことだと思います。
これは企画者がよく起こしてしまうミスです。企画者が自分の頭の中でイメージを持っている場合でも、仕事内容を十分に伝えられていないことがあります。

「何をいつまでにこういう方法でやってほしい」という風に具体的に伝えないといけないところを、なんとなく分かってもらえるだろうと「大道具をいい感じに作っておいてほしい」みたいな伝え方をしてしまいます。

こうなってしまうと、言われた側も一体何をどう動いてよいのか分からないので、とりあえず1週間考えておこうと思っているうちに1カ月、2カ月が過ぎてしまいます!

 

人にお願いするときには【人・道具情報】の3つが足りているかチェックしよう!

何かを行う際には【人・道具・情報】の3つが必要だといいます。逆に言うとこの中のどれかが足りないとうまく進まないということです。

 

  • 【人】というのはその名の通り人・人数です。例えば、10人でやるべき1週間の仕事を3人でやっていたら長い間終わらないですよね。

 

  • 【道具】とは作業を進めるために扱う道具のことです。例えば、大道具であればのこぎり、衣装であればミシン、チラシ作りであればPC、などのように必要なものがそれぞれ異なります。

 

  • 【情報】というのは作業を進めるための道筋であったり、考え方の事です。

例えば大道具の道筋についてお話しますと、まずは
・設計をしてサイズなどを決める
・デザインに合った材料を買ってくる
・材料を切る
・切った材料を張り合わせる
・色を塗る
⇒完成

この大道具作りの流れを知らない場合、何をすればいいのか分からないので、作業が進まないですよね。他にも、材料もたくさんある中でどれを買って良いのか判断できなければ進めることができません。そんな風に、1つ1つの判断には情報が必要となりますが、その情報が足りなければ動くことができません。

新しく何かの企画を始める場合、情報が足りないという事が頻繁に発生します。そしてこの情報不足が、一番多く遅延を発生する原因になります。

 

作業が停滞しているのであれば、まずはこの【人・情報・道具】の3つが足りているかどうかを考えて、必要なものを手配するというのが早いと思います。

 

経験者にアドバイスをもらうこともオススメ

最後に、1つだけアドバイスを書いておきます。それは経験のある先輩にアドバイスをもらうということです。

先ほど書いたようなスケジュール作りを、やったことのない状態でゼロから自分で考えるのはほとんど不可能だと思います。僕も最初はスケジュールつくりのやり方が分からなかったので、色々な劇団さんに「どれくらいの人数で、それくらいのスケジュールで作業していますか・・?」と聞きに行っていました。

まずは経験者の話を聞いて、それを自分なりにうまく理解して、分からないながらに進めていくのが良いと思います。

全く新しいことを始める場合にも、似た分野の事は参考にできるでしょうし、ある程度スケジュール作りをやったことがある人であれば別の企画の見通しくらい立てられると思うので、そういう人に聞いてみるのも手かと思います。

 

さて、本日の記事は以上になります。いつもお読みいただきありがとうございます。
次は「企画編③:当日トラブルについて」になります。もし良かったら是非見てみてください。

 

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ABOUTこの記事をかいた人

こんにちは、ヒロです。 ジャグリングは高校生の頃に始めて10年くらいが経ちます。 好きなものはオレンジ色と明るい音楽。苦手なものは、エメラルドグリーンと熱いお茶。