イベントの企画編3 「当日のトラブルについて」

こんにちは、ヒロです。

今回も、これから企画をやってみたい人に向けて書いてみようと思います。タイトルはイベント当日に起こるトラブルについてです。3つに分けて書いてみますね。

目次】

1.人手が足りない!

2.トラブルの対応で時間がかかってしまう!

3.音楽が流れない!

(前回の記事はこちら)

イベントの企画編1 「企画って何やってるの?」

2019.04.06

イベントの企画編2 「企画作りの時に気を付けること」

2019.05.31

1.「人手が足りない!」なら当日の作業を事前に減らそう

イベントの当日は、たいていどこもスタッフさんが忙しそうに走り回っています。どうしていつも皆こんなに忙しくなってしまうのでしょうか…。

もしかすると人を多くすれば解決するのかもしれませんが、スタッフさんを多く集めるのは大変です。集まったとしてもそのスタッフさんにうまく仕事分担してやることをしっかりと共有するというのも大変です。結局今のままでなんとか回っているのでこのまま来年も頑張ろうか、となってしまうのでしょうね。

さて、人手が足りないことについては、当日までにできることをしっかりやっておくことで当日の負担を減らせるようになります。

 

舞台の場合の事前にできる仕事をあげると、

・張り紙物の準備やそれを張る場所の確定
・チラシの挟み込み
・弁当・飲み物・ゴミ袋などの買い出し

さらに、大道具の場合ですと、

・設置スケジュールや当日の役割分担決め
・‛当日にしかできない最終組み立て’ 以外の作業
例:大道具のビス(釘)打ち、吊り道具の固定器具作りなど

 

上に書いたようなイベント当日以外にできることは少しでも事前にやっておいて、どうしても当日にしかできないことだけ残しておくことを意識するのが良いです。こうすることで当日の作業は30%くらい減るのではないでしょうか。

 

事前準備をリストアップする中で当日の作業を把握する

事前にできることをやっておく過程で、もう一つ良いことがあります。

事前にしかできないことをリストアップする際に、当日にしかできない作業も自然とリストアップされることになります。そうなると、当日にやる作業のどれに時間がかかりそうで、どれだけの人数で回せるか分かるようになります。

当日の朝に集まって、「さぁ、朝のミーティングを始めたいのですが、皆さんにはこれから何してもらいましょうか…。」と何も決まっていない状態では終わるものも終わりません。チームが集まった瞬間には、「今日の君は、AとBとCの仕事をよろしくね。」と言えるように全部把握できていると良いです。

もっと言うと、当日の朝に何も言わなくても各担当の人が「自分が今日何をやるべき」で、「どれくらいの時間がかかりそうか」「どんなトラブルが起こりそうか」を把握できていると完璧です。

 

2.「トラブルの対応で時間がかかってしまう!」なら判断する責任者をしっかり決めておく

イベント当日に予想外の出来事がないに越したことはないのですが、現場にはトラブルはつきものです。イベントをやり慣れていない方が、トラブルの対応で一番問題なのは「責任者(最終判断者)が決まっていない」ことだと思います。

例えば舞台では、

・遅刻者がいた場合、オンタイムで開演するか、開演を5分を遅らすのか
・万が一、人が倒れた時にスタッフの中で対応する人は誰なのか
・舞台裏で小道具が紛失した場合には誰に声をかければよいのか
など、想定される場合の責任者を決めておきましょう。

よくあるケースが、「誰に教えてもらえば問題が解決するのかが分からず困ってしまって、問題が先延ばしになってしまう」ことで、適切な対応が遅れてしまいがちです。これを避けるためには、各担当のリーダーや判断できる人をしっかりと決めておくことが大切です。

2、3年団体を運営していると、自然とリーダーが誰でどの程度の事なら対応できるかはわかってきます。ただ、初めてイベントを行う場合や毎年スタッフが変わる場合には、各担当者の範囲があいまいであることが多くなりがちなので気を付けてください。

 

似た失敗をしないように他のイベントの失敗を知っておく

更に何かできることをあげるとすれば、過去の失敗から学ぶことでしょうか。同じようなミスは必ず起こります。なので、似た失敗をしないように他イベントの失敗を知っておきましょう。

例えば、

・私たちのイベントでこんなトラブルがあったから、来年にはこうする
・他のイベントに行った時にはこんなことが起こって良くなかったから、僕たちはそうならないようにこうする
・「初めてのイベントをやるにあたってこんなトラブルが起こりそうだけど、どうやって対応したら良いですかね?」と、他の主催者の方に聞いてみる

という感じで、情報収集するのがおススメです!

 

3.「音楽が流れない!」ことがないように事前の確認をしっかり

大変初歩的なことで恐縮ですが、ジャグリングのイベントで、音楽がうまく流れないことはよく起こってしまうことだと思います。大会の裏方さんからも、当日に音楽が流れなくて、数名の演者の方から音源を急いで集めなおして、CDを焼いたことがある、という話を聞いたことがあります。

僕たちの扱っているパフォーマンスでは音楽は重要な役割を担っています。だからこそ、会場ではどのようにして音を流すのか、その接続には何を使うのか。というのは入念にチェックしておくと安心ですね。

当日にCDを持ち込んだとしても形式が合わずうまくいかないこともあるので、音楽データを入れたパソコンと空のCDを持っていくことや演者にも当日に音源を持ってきてもらうこともオススメします。

最後に

さて、本日の記事は以上になります。いかがでしたでしょうか。何か1つでもお役に立てる情報があれば幸いです。

次回は『SNSの声の受け止め方』について書きます。他にも『企画って何やってるの?』と『企画作りの時に気を付けること』という記事も上げていますので気になる方は見てみてくださいね。

それではまた!ご覧いただきありがとうございました!

 

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ABOUTこの記事をかいた人

こんにちは、ヒロです。 ジャグリングは高校生の頃に始めて10年くらいが経ちます。 好きなものはオレンジ色と明るい音楽。苦手なものは、エメラルドグリーンと熱いお茶。